Het steeds veranderende landschap omtrent de mogelijkheden van informatiebeheer maakt het moeilijk om inzichtelijk te maken welk document beheersysteem voldoet aan uw behoefte.

Maar waar begin je? In deze gids helpen wij u op weg om een keuze te maken voor een perfecte invulling van uw behoefte binnen het document management beheersysteem.

Wat kan een Engineering Document Management Systeem voor u betekenen:

1. Efficiëntie behalen in engineeringprojecten.
2. Centraliseer bedrijf kritische technische informatie.
3. Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van de installatie te garanderen.
4. Neem controle over de naleving van de regelgeving.
5. Controle over uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

1.0 Efficiëntie behalen in engineeringprojecten

Neem snellere, nauwkeurige en efficiënte beslissingen

Bij het gebruik van een geautomatiseerd Document Management Systeem hoeven interne en externe belanghebbende niet langer eindeloze hoeveelheden documenten, tekeningen, certificaten en overige gegevens te sorteren en zoeken. In plaats daarvan kunnen ze een efficiënte en gecontroleerde uitwisselen van technische documenten vergemakkelijken. Organisaties kunnen deliverables en vervaldatums correct bijhouden om de controle over hun documentstroom gedurende het project te behouden.

Automatiseer het distributieproces

Organisaties kunnen de werklast van document controllers verminderen met een Document Management Systeem, waardoor de efficiëntie toeneemt en een goede kwaliteit van gegevens wordt gegarandeerd. Bovendien wordt het beoordelingsproces aanzienlijk verbeterd met deze functies:

• Gebruikers kunnen een engineeringdocument of tekeningen bekijken en markeren in de portal.
• Online en offline beoordelingen kunnen worden samengevoegd.
• Alle acties binnen het systeem worden getraceerd en geregisseerd met een tijdstempel dat een volledig auditspoor biedt.
• Alle gegevens (gestructureerd en ongestructureerd) worden verzamelend en beschikbaar gemaakt voor gebruik in getailleerde dashboards en rapporten voor bruikbare inzichten.

Lees ook: Vector Eyes | De voordelen van Meridian voor engineering, onderhoud en projectteams – Vector Eyes

02 Centraliseer bedrijf kritische technische informatie

Door documenten, technische tekeningen en certificaten vanaf een gecentraliseerde locatie te beheren, kunnen organisaties:

• De samenwerking verbeteren tussen interne en externe stakeholders.
• Er zorg voor dragen dat iedere betrokkenen werkt vanuit dezelfde en meest recente gegevens (Single Point of Truth).
• Aan iedereen zichtbaarheid bieden waar de nieuwste en meest recente versies van documenten en tekeningen gevonden kunnen worden.

Beheer van documentversie:

Volgens de IDC verspilt een organisatie die rijk is aan assets en meer dan duizend werknemers heeft tussen de 2,5 en 3,5 miljoen dollar per jaar aan het zoeken naar niet bestaande informatie, het niet vinden van bestaande informatie of het opnieuw maken van informatie die kan worden gevonden.  Deze problemen komen meestal voort uit het onvermogen van een organisatie om technische informatie gestructureerd te beheren en te managen met via een software systeem voor document beheer. Zonder een dergelijke DMS zullen gebruikers meerdere, verouderde en onvolledige versies van een document in de hele organisatie vinden, wat extreem duur kan uitpakken in de termen van tijd, geld en veiligheid, omdat gebruikers mogelijk met verouderde en incomplete informatie werkt.

In het ergste geval kunnen onnauwkeurige versies van technische informatie leiden tot boetes voor het niet naleven van de industrievoorschriften en tot ongevallen. De beste document management systemen houden alle versies van technische documenten toegankelijk, bevatten indicatoren, waarborgen mogelijke ongelukken en zorgen ervoor dat workflows soepel blijven verlopen.

3.0 Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van installaties te garanderen

Een gebrek aan nauwkeurige technische informatie kan ertoe leiden dat bedrijfs- en onderhoudspersoneel het risico loopt gewond te raken. Het gevaar zit hem in het feit dat er meerdere verouderde versies van documenten zijn opgeslagen op verschillende plaatsen en het ontbreken van een snelle, veilige manier om toegang te krijgen tot de juiste documentatie. Dergelijke situaties kunnen de algehele veiligheid van werknemers ter plaatse beïnvloeden en de productiviteit van personeel verlagen. De soorten problemen die kunnen voortvloeien uit de onnauwkeurige technische documentatie zijn onder andere:

• Ongevallen door verkeerde onderhoudsprocedures.
• Onjuiste informatie aan externe partijen die vertrouwelijkheid en veiligheid in gevaar brengt.
• Productievertraging ten gevolgen van ongeplande proces uitval.
• Bestellen van verkeerde onderdelen door verouderde documentatie.

Kies de juiste Engineering Document Management Software

Om een veilige, efficiënte en effectieve werkplek te garanderen kunt u overwegen een Engineering Document Management Software systeem te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. De beste software voor het beheer van technische informatie biedt de mogelijkheid om:

• Toegang te krijgen tot revisiegeschiedenis van documenten.
• Revisiebeheer.  
• Eerdere versies van documenten weergeven.
• Aanvragen voor wijzingen in documenten initiëren.
• Engineering- en onderhoudsteams koppelen aan software.

Verouderde en onnauwkeurige technische documentatie

In de meeste gevallen moeten engineers vooraf voorspellen welke documenten en tekeningen er ter plaatse nodig zijn en moeten vooraf aan het locatiebezoek alle gegevens afdrukken. Tijdens dit proces is er in het algemeen geen enkele bron van waarheid, waardoor engineers vaak moeten raden en hopen dat alle informatie die ze ter plaatste hebben nauwkeurig en up-to-date is. Dit proces kan kostbare tijd verspillen, vooral als de informatie onjuist blijkt te zijn en hen niet in staat stelt om het werk naar behoren uit te voeren.

Problemen met het geven van feedback ter plaatse

Als een onderhoudsmonteurs papieren kopieën van tekeningen en technische documentatie mee neemt naar locatie, moet de feedback worden aangebracht op deze analoge documentatie en vervolgens moet alles bij aankomst op kantoor worden opgeslagen op een online opslagplaats. Zonder Document Management Systeem kan dit proces veel tijd in beslag nemen en zijn interne en externe partijen voor de voortgang van het project afhankelijk van wanneer de engineer deze bestanden beschikbaar stelt.

Met een goed Engineering Document Management Software Systeem kunnen verschillende afdelingen worden toegevoegd aan het project, waardoor opmerkingen, aanpassingen of toevoegen online worden ingevoerd en betrokkenen direct op de hoogte zijn van aanpassingen.

Lees ook: Vector Eyes | Video – Leer meer over Meridian Engineering Document Management Software – Vector Eyes

4.0 Neem controle op de naleving van regelgeving

Het is van cruciaal belang voor organisaties om gedurende de gehele levenscyclus van assets een volledig auditspoor voor technische documentatie te onderhouden. Hoewel organisaties begrijpen dat het naleven van industrienormen voor asset-informatie belangrijk en vereist is, kan het proces tijdrovend en duur blijken te zijn. Veel voorkomende problemen zijn:

• Onvermogen om voortdurend veranderende regelgeving en verschuivingen in technologie en innovatie bij te houden.
• Druk van zakelijke belanghebbende om de levensduur en verschuivingen in technologie en innovatie bij te houden.
• Risico’s van audits, kostenoverschrijdingen en productievertragingen door onjuiste documentversie.

Compliance-functies binnen het Document Management systeem:

Om een veiligere werkplek te garanderen, kunt u overwegen een software oplossingen voor technisch informatiebeheer te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. Software voor het beheren van de naleving van technische documentatie moet altijd het volgende omvatten:

Gecontroleerd platform

Gereguleerde industrieën vereisen gestructureerde documentatie om volledigheid te garanderen.

Veilige toegang

Een Document Management Systeem maakt gebruik van een centrale kluis voor documentatie die ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de meest recente versie van hun technische tekeningen en documentatie. De beste Document beheersystemen bieden bepaalde gebieden in de centrale kluis die een hogere beveiliging vereisen dan andere. Bovendien maakt op rollen gebaseerde beveiliging het mogelijk om toegangsrechten in te richten die fluctueren en verschuivingen per projecten en kunnen worden geconfigureerd om toegang tot eenmalige aanmelding toe te staan.

Flexibiliteit

Met een flexibel Engineering Document Management Systeem kunt u beginnen met het standaardiseren van de bouwstenen, zoals opzoeklijsten en verplichte velden. Geautomatiseerde revisiecontrole zorgt er ook voor dat projectwijzigingen revisie-updates ondergaan en vrijgegeven documenten tonen de nieuwste goedgekeurde versies.

Bewijs van controle

In elke faciliteit waar veldwijzigingen moeten worden gecontroleerd, is het wijzigen van technische documenten van cruciaal  belang. Een gecontroleerde manier om documenten voor bepaalde projecten te controleren en te bepalen wie bevoegdheden heeft om te wijzigen en goed te keuren, zijn noodzakelijke onderdelen van elk DMS-systeem.

Naast workflows op documenten moet DMS-software workflows op projecten mogelijk maken en projecten koppelen. Tijdens goedkeuringen kan een goed systeem ook watermerken en elektronische handtekeningen toepassen en stempels afdrukken om naleving van verschillende voorschriften te garanderen. Op deze manier is de gebruiker van deze documentatie er altijd zeker van dat ze goedgekeurde en actuele documentatie gebruiken. Door Document Management Software te gebruiken, kunnen gebruikers controle krijgen over wijzingen in technische gegevens, waardoor nauwkeurige beoordelings- en goedkeuringsstappen worden gegarandeerd voor effectieve wijziging controle en tegelijkertijd de veiligheid en naleving worden gegarandeerd.

Ondersteuning van audits.

Ongeplande downtime als gevolg van auditformaten of niet-naleving kan een negatieve invloed hebben op het bedrijf. Door gebruik te maken van een Engineering Document Management Systeem kunnen organisaties eenvoudig bijhouden wie wat heeft veranderd, wanneer het is gewijzigd en waarom.

Integraties en samenwerkingen

Gegevens uitwisseling met CAD-toepassingen omvat actief referentiebeheer en het uitwisselen van titelblokgegevens. De beste technische document software zorgt ervoor dat dit kan gebeuren, zelfs als de gebruiker CAD niet op de computer heeft geïnstalleerd. Deze gegevensuitwisseling kan meestal ook worden uitgebreid met andere interne systemen en grote bedrijfsonderhoudbeheersystemen, zoals Maximo, Ultimo, SAP etc.

5.0 Controle op uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

Voldoen aan OSHA-regelgeving 29 CFR 1910.119 “Process Safety Management of Highly Hazardous Chemicals” is voor veel organisaties een strijd. Bedrijven vereisen aanzienlijke inspanningen uit hun interne middelen die meestal schaars zijn en de controle op hun classificatie van gevaarlijke omgevingen (HAC) beïnvloeden. Bedrijven zijn ook verplicht om een vijfjarige beoordelingscyclus uit te voeren, waardoor het engineeringteam wordt belast en het vermogen om de fabriek te verbeteren wordt belemmerd. Met een flexibel softwaresysteem dat is ontworpen om uw documentatie zowel in schaal als kwaliteit te verbeteren, zal uw engineeringteam beter voorbereid en proactief zijn op naleving en beoordelingen.

Ontdek het EDMS-Systeem dat wordt vertrouwd door Engineeringteams over de hele wereld.

Meridian helpt meer dan 350.000 onderhouds-, operations- en engineeringprofessionals om hun assetdocumentatie up-to-date te houden. Ervoor zorgen dat gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn voor de juiste mensen, terwijl de productiviteit van het personeel wordt gemaximaliseerd en de veiligheid van het personeel wordt ondersteund.