De onschatbare waarde van metadata in Document Management

Geef documenten de context die nodig is om data goed te kunnen doorzoeken, beheren en te kunnen integreren. Benut de waarde van bestaande data en zet deze doelgericht in om daarmee de bestaande werkwijze omtrent Document Management te optimaliseren.

Oneindige zoektocht naar de juiste documenten

Engineers, onderhoudsteams en projectleiders zijn vaak veel kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste en meest recente data, documenten of tekeningen voor een bepaalde opdracht of project. Deze dagelijkse zoektocht, door het ontbreken aan een gedegen structuur, is vaak een frustrerende factor voor werknemers, zorgt voor veel inefficiëntie binnen de werkzaamheden en is onbetrouwbaar.

Data van onschatbare waarde

Veel organisaties die rijk zijn aan assets genereren en verzamelen dagelijks ontzettend veel data en informatie die van belang zijn binnen de levenscyclus van zo’n dergelijke asset. Neem bijvoorbeeld een technische tekening. Hier is ontzettend veel data in te vinden, bijvoorbeeld in de vorm van tagnummers, titels, revisies, onderhoeken, definities, tags en andere belangrijke data. Deze gegevens vertegenwoordigen veel waarde, maar worden niet altijd op de juiste manier gebruikt om deze waarde te benutten. Dat is zonde!

Organisaties willen steeds meer data gedreven te werk gaan, maar weten niet altijd goed hoe deze verzameling aan data ingezet kan worden om bedrijfsprocessen makkelijker te laten verlopen. Vector Eyes ondersteunt bedrijven bij deze vraagstelling en zet metadata in om het bedrijfsproces omtrent het gerichter en gestructureerder vindbaar maken van documenten, tekeningen en certificaten makkelijker te maken.

Metadata zorgt voor de juiste context aan documenten

Vector Eyes geeft documenten en tekeningen de context die nodig is om data goed te kunnen doorzoeken, beheren en volgens te kunnen integreren binnen bijvoorbeeld een Document Management of onderhoud systeem. Uit alle tekeningen en documenten wordt bestaande data verzameld, gecategoriseerd, onderling aan elkaar gekoppeld en uiteindelijk ook gekoppeld aan bestaande assets. Doordat alle tekeningen en documenten middels metadata aan elkaar en aan de assets zijn gekoppeld, wordt het voor organisaties makkelijker om efficiënt en doelgericht te kunnen zoeken en vinden.

Daarnaast worden de tekeningen en documenten doorzoekbaar gemaakt, waardoor organisaties gemakkelijk binnen een mappenstructuur, onderhoudssysteem of DMS systeem kunnen zoeken naar de benodigde documenten, tekeningen en certificaten.

Integreer metadata met onderhoud- en document management systemen

De verzamelde metadata wordt door Vector Eyes gebruiksklaar gemaakt, zodat het geïntegreerd kan worden binnen een mappenstructuur, onderhoudssysteem of Document Management Systeem. Door de integratie binnen de bestaande systemen, worden de bestaande bedrijfsprocessen geoptimaliseerd, kan er efficiënt gezocht worden en draagt het bij aan de betrouwbaarheid van werkzaamheden.