Nooit meer zoeken naar technische documentatie

Nooit meer zoeken naar technische documentatie

Hoe blijft de technische documentatie over uw assets up-to-date en maakt u deze eenvoudig beschikbaar? Want dat vergemakkelijkt onderhouds- en inspectiewerk en voorkomt zorgen over audits. Voor een Rotterdamse tankterminal koppelden Gemba en Vector Eyes IBM Maximo met document management systeem Meridian. Alle technische documenten over een asset zijn nu met een muisklik beschikbaar vanuit IBM Maximo. Hoe werkt deze slimme oplossing? En wat hebt u eraan?

Technische tekeningen, certificeringen, inspectierapporten, foto’s, manuals,… De hoeveelheid technische documentatie die bedrijven over hun assets bijhouden is groot en veelomvattend. Het is belangrijk om al die documenten goed op orde te hebben, stelt Tom van Koeveringe van Gemba-partner Vector Eyes. “Zeker als je een Brzo-bedrijf bent en moet kunnen aantonen dat je je installaties onderhoudt. Dat geldt voor veel van onze klanten.”

Document management in Meridian

Vector Eyes zorgt voor het beheer en onderhoud van de technische documentatie van bedrijven. “We bieden ze passende oplossingen, onder andere met Apollo en Accruent Meridian software, en we leveren diensten op het gebied van document management. Dat gaat van scannen, tekenwerk en document control tot en met metadata management om documenten makkelijk vindbaar te maken”, legt Eva van Koeveringe van het familiebedrijf uit.

Samensmelten document management en asset management

Document management en asset management groeien steeds meer naar elkaar toe. Zo ook bij de Rotterdamse tankterminal, een van de klanten van Vector Eyes. Tom van Koeveringe: “Ze waren overgestapt naar IBM Maximo voor hun asset management en wilde de koppeling naar Meridian maken. Aan de ene kant om de mensen die inspecties doen vanuit IBM Maximo in staat te stellen eenvoudig technische documenten over assets op te vragen in Meridian. Aan de andere kant om alle benodigde informatie voor audits makkelijk vindbaar te maken, vanuit één versie van de waarheid.” IBM Maximo biedt zelf ook standaardfunctionaliteit voor document management, maar de mogelijkheden van Meridian voor het koppelen van documenten, versiebeheer en slim zoeken gaan iets verder.

Automatische koppeling naar technische documentatie

IBM Maximo is heel flexibel in de integratie met andere systemen, zoals in dit geval met Meridian. Vector Eyes digitaliseerde 200 meter aan technische documentatie van de tankterminal en voorzag alle digitale documenten van zoeksleutels. Deze metadata tags linken de documenten automatisch aan assets in IBM Maximo. “Als gebruiker kun je direct vanuit een asset of werkorder in het asset management systeem alle gelinkte documenten opvragen in Meridian. Gemba ontwikkelde daarvoor een koppeling in IBM Maximo. Door op een button te klikken, leg je de relatie naar de bijbehorende technische documentatie en krijg je deze op je scherm te zien”, legt Eva van Koeveringe uit.

Koppeling geschikt voor elk bedrijf met assets

Een koppeling tussen hun document management systeem en asset management systeem is voor meer bedrijven interessant. Tom van Koeveringe: “Fabrieken, olie- en gasbedrijven, gebouwenbeheerders, het geldt eigenlijk voor elke organisatie met assets die je maar kunt bedenken. Wij hebben nog meer klanten die IBM Maximo gebruiken en de koppeling met Meridian op hun wensenlijstje hebben staan.”

Meer weten?

Meer weten over de koppeling van IBM Maximo met Meridian voor het snel en eenvoudig opvragen van technische documentatie over uw assets? Neem contact op met Eva van Koeveringe via (0)78 629 0629


De Voordelen van Meridian’s Document Management Software voor Asset Owners

Asset beheer naar een hoger niveau

Ervaart u als Asset Owner de uitdaging om dagelijks uw documenten en gegevens te beheren en te onderhouden? Bent u op zoek naar een geavanceerd Document Management Systeem dat uw Asset beheer naar een hoger niveau tilt? De Meridian Document Management Software biedt uitkomst!

🔍 Wat is Meridian Document Management Software?

Meridian is een toonaangevend software systeem dat specifiek is ontworpen om Asset Owners te ondersteunen bij hun technische documentatiebehoeften. Of u nu verantwoordelijk bent voor industriële installaties, infrastructuur of andere fysieke assets, Meridian is ontworpen om uw gehele levenscyclus van documenten te beheren.

💡 Voordelen van Meridian voor Asset Owners:

  1. 📂 Centrale Opslag: Meridian biedt een gecentraliseerde opslag voor al uw technische documenten en bestanden. Dit betekent dat u niet langer uren hoeft te zoeken naar cruciale informatie. Alles is gemakkelijk toegankelijk op één centrale plek.
  2. 📝 Revisiebeheer: Het bijhouden van wijzigingen kan een uitdaging zijn, vooral wanneer meerdere personen aan een document werken. Meridian biedt revisiebeheer, zodat u altijd toegang heeft tot de laatste en meest recente versie van een document.
  3. 📊 Tag-doc relatie: Het is mogelijk om een koppeling te maken tussen Meridian en het Maintenance systeem, waaronder Ultimo, Maximo en SAP etc. Hierdoor kunnen documenten gekoppeld worden aan Assets en visa versa.
  4. 💻 Online Samenwerking: Met Meridian kunnen teamleden op afstand naadloos samenwerken aan documenten. Real-time wijzigingen en updates zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is, ongeacht waar ze zich bevinden.
  5. 🚀 Efficiëntie en Productiviteit: Door de geautomatiseerde processen en gestroomlijnde workflows in Meridian kunt u de efficiëntie van uw team verbeteren. Tijd wordt bespaard, en dit stelt u en uw team in staat om meer aandacht te besteden aan essentiële taken.
  6. 🔒 Veilige Gegevens: Als Asset Owner begrijpt u hoe belangrijk het is om gevoelige informatie te beschermen. Meridian zorgt voor uitgebreide beveiliging, waaronder met rollen en rechten, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot vertrouwelijke documenten.
  7. 📱 Toegang op Mobiele Apparaten: Of u nu onderweg bent of op locatie werkt, met de mobiele app van Meridian heeft u altijd toegang tot belangrijke documenten en informatie via uw smartphone of tablet.

🌟 Ontdek Meridian en versterk uw Asset Management!

Meridian’s document management Software biedt talloze voordelen voor Asset Owners. Van verbeterde efficiëntie in het zoek- en vindproces, effectief samenwerking tot aan tag-doc koppelingen, Meridian zal u helpen om uw Asset beheer naar een hoger niveau te tillen.

Bent u klaar om uw Asset & Document Management te optimaliseren? Neem vandaag nog contact op met Vector Eyes en ontdek hoe Meridian u kan ondersteunen!

Ga voor meer informatie over Meridian naar de volgende pagina: Vector Eyes | Engineering Document Management Software (DMS)

As-Built tekeningen van onschatbare waarde

As-Built tekeningen van onschatbare waarde

Een goed proces rondom As-Built tekenwerk is van onschatbare waarde voor Asset Owners. Het biedt tal van voordelen die de efficiëntie en effectiviteit van activabeheer aanzienlijk verbeteren. Ten eerste biedt het een nauwkeurige en actuele documentatie van de werkelijke staat van de activa, wat cruciaal is voor onderhoudsplanning en veiligheid.

Verder maakt het proces van As-Built tekenwerk het mogelijk om wijzigingen en updates aan activa snel en gemakkelijk te identificeren, wat kostbare fouten en vertragingen bij projecten helpt voorkomen. Het bevordert ook een betere besluitvorming door real-time informatie beschikbaar te stellen, waardoor Asset Owners kunnen anticiperen op onderhoudsbehoeften en optimalisatiemogelijkheden.

Bovendien verhoogt een goed beheerd As-Built tekenwerk proces de compliance met regelgeving en normen, wat kan leiden tot verminderde juridische risico’s en boetes. Het verbetert ook de communicatie en samenwerking tussen teams, aannemers en stakeholders, waardoor de algehele operationele efficiëntie toeneemt.

Kortom, een goed As-Built tekenwerk proces is een essentieel item voor Asset Owners, omdat het bijdraagt aan kostenbesparing, risicobeheer, en de algehele prestaties van activabeheer verbetert. Het stelt hen in staat om proactief te handelen en waarde te genereren uit hun activa op een duurzame en effectieve manier.

Betrouwbare documentatie

Met As-Built tekeningen beschik je over betrouwbare documentatie die de werkelijke staat van je Assets weergeeft. Dit helpt bij het verminderen van miscommunicatie en misverstanden, zowel intern als extern.

Efficiënt onderhoud

Door te vertrouwen op nauwkeurige As-Built tekeningen, kun je onderhouds- en reparatiewerkzaamheden efficiënter plannen en uitvoeren. Dit resulteert in kostenbesparingen en minimaliseert de impact op de bedrijfsvoering.

Optimalisatie van processen

As-Built documentatie geeft je een gedetailleerd inzicht in je assets, waardoor je potentiële verbeteringen en optimalisaties kunt identificeren. Dit helpt je bij het nemen van weloverwogen beslissingen en het maximaliseren van de prestaties van je activa.

Naleving van voorschriften

Veel sectoren hebben te maken met strikte regelgeving en voorschriften vanuit de overheid. Met As-Built documentatie kun je aantonen dat je aan alle vereisten voldoet, wat essentieel is voor de naleving en het vermijden van mogelijke boetes.

Ondersteuning As-Built tekenwerk

Vector Eyes speelt een cruciale rol in het ondersteunen van Asset Owners bij het up-to-date houden en verbeteren van hun technische tekeningen door middel van hoogwaardig As-Built tekenwerk. Als een betrouwbare partner begrijpen we het belang van accurate en actuele technische documentatie voor het effectieve beheer en onderhoud van kostbare assets.

Of het nu gaat om het bijwerken van bestaande tekeningen, het creëren van nieuwe As-Built tekeningen na renovaties of inspecties, of het assisteren bij het digitaliseren van uw technische documentatie, Vector Eyes staat klaar om te ondersteunen. Wij begrijpen dat een goed onderhouden en geactualiseerd tekeningenbestand de sleutel is tot efficiëntie, veiligheid en compliance binnen uw operaties.

Met Vector Eyes kunt u erop vertrouwen dat uw technische tekeningen altijd up-to-date en nauwkeurig zijn, waardoor u tijd, geld en moeite bespaart, terwijl u de prestaties en levensduur van uw assets optimaliseert. Samen werken we aan een solide basis voor succes in assetbeheer.

Benieuwd hoe Vector Eyes kan ondersteunen bij het As-Built maken én houden van uw technische documentatie? Neem contact met ons op en wij denken graag mee.

Document Control strategie is de sleutel tot efficiëntie bij Asset Owners

Voordelen Document Control strategie

Als Asset Owner begrijpt u als geen ander hoe belangrijk het is om de controle te hebben over alle documentatie met betrekking tot de waardevolle assets. In dit artikel treft u enkele voordelen van een sterke Document Control-strategie die uw organisatie naar een hoger niveau tillen.

Het opzetten van een goede Document Control strategie biedt verschillende voordelen die de algehele efficiëntie en kwaliteit van processen kunnen verbeteren. Hier zijn enkele belangrijke voordelen.

Documentbeheer

Bij Asset Owners worden enorme hoeveelheden documenten gegenereerd, zoals technische specificaties, technische tekeningen, rapporten en veiligheidsprocedures etc. Een Document Controller is verantwoordelijk voor het organiseren, opslaan en bijwerken van deze documenten, zodat belanghebbende gemakkelijk toegang hebben tot relevante en up-to-date informatie.

Kwaliteitsbeheer

Een Document Controller speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de kwaliteit van de documentatie. Dit is van groot belang in sectoren waar naleving van regelgeving, ISO-certificeringen of andere kwaliteitsstandaarden vereist zijn. Een document controller zorgt ervoor dat alle documenten up-to-date zijn, conform de richtlijnen en procedures zijn opgesteld en dat eventuele wijzigingen of revisies correct worden beheerd.

Revisiebeheer

Bij projecten én in de As-Built situatie is het van groot belang om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen werken met de juiste en meest up-to-date versies van documenten. Een Document Controller houdt bij welke versies beschikbaar zijn, voorkomt het gebruik van verouderde documenten en zorgt ervoor dat wijzigingen correct worden doorgevoerd en gecommuniceerd.

Naleving van regelgeving:

In de industrie zijn er vaak strikte regelgeving en richtlijnen waaraan bedrijven moeten voldoen. Een Document Controller zorgt ervoor dat alle documenten voldoen aan de relevante regelgeving en dat er een gedocumenteerd bewijs van naleving beschikbaar is voor inspecties en audits.

Projectbeheer

Bij projecten is een gestroomlijnde workflow van documentatie van cruciaal belang. Een Document Controller zet het reviewproces in gang en onderhoudt zodoende het contact met contractors en interne discipline engineers. Daarnaast draagt de Document Controller zorgt voor het organiseren en filen van alle documentatie, zoals technische tekeningen, manuals, datasheets en reports.

Daarnaast faciliteert de Document Controller een samenwerking tussen verschillende teamleden en externe partijen en draagt er zorg voor dat alle teamleden de juiste documentatie tot hun beschikking hebben. Dit verbetert de projectefficiëntie en neemt zodoende de Project Manager werkt uit handen.

Traceerbaarheid en verantwoording

Een Document Controller houdt een Audit Trail bij van alle wijzigingen en communicatie met betrekking tot documenten. Dit biedt traceerbaarheid van informatie en maakt het gemakkelijk om verantwoordelijkheid toe te wijzen in geval van problemen of onduidelijkheden.

Efficiëntie en tijdswinst

Door een Document Controller in te zetten, kunnen medewerkers hun tijd besteden aan hun kerntaken in plaats van aan het zoeken naar of organiseren van documenten. Dit verhoogt de productiviteit en zorgt voor een betere focus op de bedrijfsdoelen.

Kortom, Document Control speelt een cruciale rol bij het waarborgen van consistentie, kwaliteit, naleving en efficiëntie. Het helpt bedrijven om beter georganiseerd te zijn, risico’s te minimaliseren en in control te zijn.

Het opzetten van een goede Document Control strategie kan een aanzienlijke impact hebben op de algehele bedrijfsprestaties, de naleving van regelgeving en de klanttevredenheid. Het stelt bedrijven in staat om gestructureerd en georganiseerd te werken, wat essentieel is in de veeleisende en gereguleerde omgeving van de industrie.

Voordelen van een koppeling tussen het DMS en het onderhoudssysteem

Direct toegang tot Asset documentatie en informatie

Werkprocessen optimaliseren door systemen met elkaar te verbinden en te laten communiceren. De Meridian Document Management Software biedt Asset Owners de mogelijkheid dit te realiseren en heeft onder andere een integratie mogelijkheid met meerdere onderhoudssystemen, waaronder met Maximo, Ultimo en SAP en Maintenance Connection.
 
Het koppelen van een Document Management System (DMS) met een Plant Maintenance System (PMS) kan verschillende voordelen bieden, waaronder:

Verbeterde toegankelijkheid van documenten:
Het koppelen van een DMS met een PMS zorgt ervoor dat onderhoudstechnici en operators direct toegang hebben tot de juiste documentatie, zoals tekeningen, handleidingen en procedures, die nodig zijn voor het uitvoeren van onderhoudstaken. Dit zorgt voor een betere efficiëntie en minimaliseert de tijd die nodig is om de benodigde informatie te vinden.

Verhoogde nauwkeurigheid en consistentie:
Door het DMS te integreren met het PMS, kunnen onderhoudstechnici en operators de meest recente documenten raadplegen en gebruiken bij het uitvoeren van onderhoudstaken. Dit minimaliseert het risico op het gebruik van verouderde of onjuiste documenten en verbetert de nauwkeurigheid en consistentie van het onderhoudsproces.

Betere compliance:
Het gebruik van een DMS met een PMS kan ook helpen bij het voldoen aan de regelgeving en richtlijnen vanuit de overheid en brancheorganisaties. Door documentatie en procedures te standaardiseren en centraliseren, kan de naleving van de voorschriften worden vergemakkelijkt en kunnen onderhoudstechnici en operators gemakkelijker voldoen aan de eisen van de autoriteiten.

Verbeterde samenwerking:
Het koppelen van een DMS met een PMS kan ook de samenwerking tussen onderhoudstechnici en andere belanghebbenden, zoals technische schrijvers en ontwerpers, verbeteren. Door toegang te bieden tot de meest recente documentatie en informatie, kunnen technici efficiënter werken en beter samenwerken met andere teams.

Kortom, het koppelen van een DMS met een onderhoudssysteem kan de toegankelijkheid, nauwkeurigheid, consistentie, compliance en samenwerking verbeteren, wat uiteindelijk kan leiden tot een meer efficiënte en effectieve onderhoudsproces en betere prestaties van de fabriek of plant.

123ATEX en Vector Eyes bundelen krachten

123ATEX en Vector Eyes bundelen krachten om Asset Owners nog gerichter te bedienen.

Sinds enige tijd werken 123ATEX en Vector Eyes samen aan een aantal mooie projecten voor Asset Owners uit de industrie. Zichtbaar is geworden dat beide partijen een eigen expertisegebied hebben, maar een zeer waardevol verlengstuk kunnen vormen voor elkaars diensten.

De afgelopen periode heeft de samenwerking zich verder gevormd en is inzichtelijk geworden binnen welke projecten en mogelijk toekomstige opdrachten de handen nader ineengeslagen kunnen worden, om zodoende onze opdrachtgevers nog completer te kunnen bedienen. 

123ATEX

123ATEX ondersteund Vector Eyes bij alle specialistische kennis betreffende wet- en regelgeving omtrent explosieveiligheid en in het bijzonder bij het inzichtelijk maken van de benodigde en verplichte documentatie om als Asset Owner op ATEX- gebied compliant te zijn.

VECTOR EYES

Vector Eyes ondersteund 123ATEX op haar beurt bij het managen en up-to-date maken en houden van de technische documenten van de opdracht gevende Asset Owners. Denk hierbij bijvoorbeeld aan As-Built tekenwerk en het realiseren van een gestroomlijnde hand over van project documentatie.

Door het bundelen van onze krachten kunnen wij onze klanten breder en specifieker ondersteunen. Wij streven ernaar om deze samenwerking verder uit te breiden en meer Asset Owners binnen onze expertises te kunnen bedienen.

Ga voor meer informatie over 123ATEX naar de volgende website: 123 ATEX | explosion risk experts

Vector Eyes neemt deel aan Tour du ALS

Vector Eyes gaat met 7 man op 9 juni 2022 deelnemen aan Tour du ALS in Team Luijpers. Deze uitdaging betreft het beklimmen van de Mont Ventoux per fiets of lopend.

Reden voor deze deelname is dat wij afgelopen jaar werden opgeschrikt door het bericht dat onze vertrouwde zakenpartner Wim Luijpers van Eyeonim de diagnose ALS had gekregen. Deze impact moet voor het bedrijf en privé enorm geweest zijn.

Wij ontvingen verder het bericht dat Wim in juni 2022 de uitdaging aangaat om met de stichting Tour de ALS de Mont Ventoux te gaan beklimmen. Wij vinden dit een fantastisch en ontroerende uitdaging en zullen Wim (Team Luijpers) helpen om zo veel mogelijk geld op te halen en gaan als Vector Eyes met hem de uitdaging aan om de Mont Ventoux op te gaan per fiets en wandelend.

Steun daarom Team Luijpers en sponsor ons om deze vreselijke ziekte een halt toe te roepen.

Wij zouden het geweldig vinden als u Team Luijpers wilt sponsoren. U kunt direct doneren via de teampagina.

https://www.tourduals.nl/team/luijpers

Hartelijk dank voor uw donatie of het delen van dit bericht! 

Niets moet alles mag.

Engineering projecten efficiënter uitvoeren met Meridian Portal

Een cloudgebaseerd collaborationplatform voor engineeringprojecten

Er is een grote toename zichtbaar bij projecteigenaren die engineering en onderhoud werkzaamheden uitbesteden aan externe aannemers en leveranciers. Door het uitbesteden van al deze activiteiten is er een grote uitdaging ontstaan in hoe projecteigenaren kritieke asset gerelateerde informatie in engineering projecten kunnen managen en beheren.

Het uitbesteden van activiteiten veroorzaakt een verlegging van eigendom en verantwoordelijkheid, waardoor er ongecontroleerde engineeringgegevens kunnen ontstaan. Als gevolg hiervan loopt de integriteit van activagegevens gevaar en kunnen onnauwkeurige gegevens leiden tot verkeerde beslissingen. Deze onnauwkeurige en incomplete gegevens kunnen grote gevolgen hebben met betrekking tot de veiligheid, gezondheid, ongevallen of zelfs ongeplande stilstanden van werkzaamheden.

Projecteigenaren en aannemers hebben een centraal systeem nodig waarbij interne en externe gebruikers gedurende de gehele levenscyclus van een project een bijdrage kunnen leveren, projectonderdelen kunnen beoordelen en direct goedkeuring kunnen geven.

Meridian Portal

Meridian Portal is een syteem dat wereldwijde toegankelijkheid biedt aan interne en externe betrokkenen van een bepaald (engineering) project. De Portal biedt een gecentraliseerde bron van technische informatie voor uitgebreide projectteams, waardoor de productiviteit van het project of onderhoudsteam wordt verhoogd. Meridian Portal faciliteert de gecontroleerde uitwisseling van documenten tussen interne en externe betrokkenen, terwijl de gegevenskwaliteit wordt verbeterd door volledige project controle en document compliance te bieden.

Bovendien verlaagt Meridian Portal de totale kosten voor informatiebeheer, waardoor project eigenaren extra besparingen realiseren door verbeterde productiviteit en vermindering van de zoektijd naar juiste documentatie.

Een enkele bron van waarheid binnen projectdocumentatie

Het beheren van uw (technische) documentatie binnen één enkele bron van waarheid is een van de belangrijkste componenten van het efficiënt beheren van technische projecten. Meridian Portal verhoogt de efficiëntie door tijd te besparen op documentbeheer, projectmanagement en validatie van projectoplevering, terwijl doorlooptijden worden geëlimineerd als gevolgd van op papier of offline communicatieprocessen. Met een centrale gebruikersinterface kunnen zowel technische aannemers als project eigenaren gegevens bekijken, verifiëren en accepteren.

Versnel de uitvoering van technische en engineering projecten

Meridian Portal is een SaaS oplossing (Software as a Service), waarmee de prestaties van uw engineering projecten volledig in de cloud worden beheerd. Het gebruik van Meridian Portal verbetert de samenwerking, waardoor u zich kunt concentreren op het op tijd en binnen het budget opleveren van het project met de juiste gegevens die nodig zijn om uw faciliteit te exploiteren en te onderhouden.

Gebruikers kunnen online en offline werkpakketten uitwisselen, documenten beoordelen en goedkeuren. Door gebruik te maken van geautomatiseerde systemen, zoals Meridian Portal, kunnen gebruikers opleveringen en vervaldatums goed volgen om de controle over hun documentstroom tijdens het project te behouden en niks over het hoofd te zien.

Interne en externe belanghebbende blijven altijd op de hoogte

De automatische controle functionaliteit binnen Meridian Portal helpt organisaties efficiënter te werken en meer vertrouwen te hebben in hun datakwaliteit, omdat er niks verloren gaat of verkeerd uitgewisseld wordt. Automatische scans voor overeenkomende documenten, waarschuwingen voor ontbrekende of gewijzigde revisies en toevoegingen van nieuwe documenten helpen het overdrachtsproces van technische informatie te vergemakkelijken.

Definieer vooraf projectrollen met bijbehorende bevoegdheden

Meridian Portal stelt gebruikers in staat om vooraf gedefinieerde projectrollen met bijbehorende bevoegdheden in te stellen. Een aannemer zou geen projectconfiguratie moeten kunnen definiëren en document controllers moeten in staat zijn om alle documentstromen efficiënt te kunnen beheren.

Document uitwisselingproces in Meridian Portal

Stap 1: de project eigenaar zet het engineering project op met op rollen gebaseerde toegang voor interne en externe betrokkenen.
Stap 2: Alle gebruikers worden verbonden aan het project met strikte veiligheidsauthenticatie.
Stap 3: Aannemers krijgen toegang tot specifieke projecten.
Stap 4: Aannemer haalt werkopdracht op via Meridian Portal en voltooid taak.
Stap 5: Contractor uploadt de nieuwe en bijgewerkte documentlevering naar de portal.
Stap 6: Meridian Portal controleert automatisch op overeenkomende documenten, ontbrekende of gewijzigde revisies in CAD-documenten of nieuwe documenten.
Stap 7: De project eigenaar of document controller ontvangt een melding met daarin de link naar de nieuwe werkpakketten in Meridian Portal.
Stap 8: De documenten worden verzameld in beoordelingspakketten en gedeeld met de teams voor goedkeuring en overleg.
Stap 9: Reviewers beoordelen de PDF documenten en uploaden vervolgens de gereviseerde PDF documenten: de opmerkingen zullen automatisch worden samengevoegd.
Stap 10: De projectleider consolideert en rondt eventuele opmerkingen af.
Stap 11: De document controller stuurt de afgekeurde documenten met bijbehorende opmerkingen en vervolgacties terug naar de uitvoerder in een verzendpakket.
Stap 12: Goedgekeurde documenten worden vrijgegeven voor de master-data omgeving.

Lees ook: Vector Eyes | Engineering Document Management Software – Vector Eyes

Engineering Document Management Software: Alles wat u moet weten!

Het steeds veranderende landschap omtrent de mogelijkheden van informatiebeheer maakt het moeilijk om inzichtelijk te maken welk document beheersysteem voldoet aan uw behoefte.

Maar waar begin je? In deze gids helpen wij u op weg om een keuze te maken voor een perfecte invulling van uw behoefte binnen het document management beheersysteem.

Wat kan een Engineering Document Management Systeem voor u betekenen:

  1. Efficiëntie behalen in engineeringprojecten.
  2. Centraliseer bedrijf kritische technische informatie.
  3. Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van de installatie te garanderen.
  4. Neem controle over de naleving van de regelgeving.
  5. Controle over uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

1.0 Efficiëntie behalen in engineeringprojecten

Neem snellere, nauwkeurige en efficiënte beslissingen

Bij het gebruik van een geautomatiseerd Document Management Systeem hoeven interne en externe belanghebbende niet langer eindeloze hoeveelheden documenten, tekeningen, certificaten en overige gegevens te sorteren en zoeken. In plaats daarvan kunnen ze een efficiënte en gecontroleerde uitwisselen van technische documenten vergemakkelijken. Organisaties kunnen deliverables en vervaldatums correct bijhouden om de controle over hun documentstroom gedurende het project te behouden.

Automatiseer het distributieproces

Organisaties kunnen de werklast van document controllers verminderen met een Document Management Systeem, waardoor de efficiëntie toeneemt en een goede kwaliteit van gegevens wordt gegarandeerd. Bovendien wordt het beoordelingsproces aanzienlijk verbeterd met deze functies:

Lees ook: Vector Eyes | De voordelen van Meridian voor engineering, onderhoud en projectteams – Vector Eyes

02 Centraliseer bedrijf kritische technische informatie

Door documenten, technische tekeningen en certificaten vanaf een gecentraliseerde locatie te beheren, kunnen organisaties:

Beheer van documentversie:

Volgens de IDC verspilt een organisatie die rijk is aan assets en meer dan duizend werknemers heeft tussen de 2,5 en 3,5 miljoen dollar per jaar aan het zoeken naar niet bestaande informatie, het niet vinden van bestaande informatie of het opnieuw maken van informatie die kan worden gevonden.  Deze problemen komen meestal voort uit het onvermogen van een organisatie om technische informatie gestructureerd te beheren en te managen met via een software systeem voor document beheer. Zonder een dergelijke DMS zullen gebruikers meerdere, verouderde en onvolledige versies van een document in de hele organisatie vinden, wat extreem duur kan uitpakken in de termen van tijd, geld en veiligheid, omdat gebruikers mogelijk met verouderde en incomplete informatie werkt.

In het ergste geval kunnen onnauwkeurige versies van technische informatie leiden tot boetes voor het niet naleven van de industrievoorschriften en tot ongevallen. De beste document management systemen houden alle versies van technische documenten toegankelijk, bevatten indicatoren, waarborgen mogelijke ongelukken en zorgen ervoor dat workflows soepel blijven verlopen.

3.0 Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van installaties te garanderen

Een gebrek aan nauwkeurige technische informatie kan ertoe leiden dat bedrijfs- en onderhoudspersoneel het risico loopt gewond te raken. Het gevaar zit hem in het feit dat er meerdere verouderde versies van documenten zijn opgeslagen op verschillende plaatsen en het ontbreken van een snelle, veilige manier om toegang te krijgen tot de juiste documentatie. Dergelijke situaties kunnen de algehele veiligheid van werknemers ter plaatse beïnvloeden en de productiviteit van personeel verlagen. De soorten problemen die kunnen voortvloeien uit de onnauwkeurige technische documentatie zijn onder andere:

Kies de juiste Engineering Document Management Software

Om een veilige, efficiënte en effectieve werkplek te garanderen kunt u overwegen een Engineering Document Management Software systeem te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. De beste software voor het beheer van technische informatie biedt de mogelijkheid om:

Verouderde en onnauwkeurige technische documentatie

In de meeste gevallen moeten engineers vooraf voorspellen welke documenten en tekeningen er ter plaatse nodig zijn en moeten vooraf aan het locatiebezoek alle gegevens afdrukken. Tijdens dit proces is er in het algemeen geen enkele bron van waarheid, waardoor engineers vaak moeten raden en hopen dat alle informatie die ze ter plaatste hebben nauwkeurig en up-to-date is. Dit proces kan kostbare tijd verspillen, vooral als de informatie onjuist blijkt te zijn en hen niet in staat stelt om het werk naar behoren uit te voeren.

Problemen met het geven van feedback ter plaatse

Als een onderhoudsmonteurs papieren kopieën van tekeningen en technische documentatie mee neemt naar locatie, moet de feedback worden aangebracht op deze analoge documentatie en vervolgens moet alles bij aankomst op kantoor worden opgeslagen op een online opslagplaats. Zonder Document Management Systeem kan dit proces veel tijd in beslag nemen en zijn interne en externe partijen voor de voortgang van het project afhankelijk van wanneer de engineer deze bestanden beschikbaar stelt.

Met een goed Engineering Document Management Software Systeem kunnen verschillende afdelingen worden toegevoegd aan het project, waardoor opmerkingen, aanpassingen of toevoegen online worden ingevoerd en betrokkenen direct op de hoogte zijn van aanpassingen.

Lees ook: Vector Eyes | Video – Leer meer over Meridian Engineering Document Management Software – Vector Eyes

4.0 Neem controle op de naleving van regelgeving

Het is van cruciaal belang voor organisaties om gedurende de gehele levenscyclus van assets een volledig auditspoor voor technische documentatie te onderhouden. Hoewel organisaties begrijpen dat het naleven van industrienormen voor asset-informatie belangrijk en vereist is, kan het proces tijdrovend en duur blijken te zijn. Veel voorkomende problemen zijn:

Compliance-functies binnen het Document Management systeem:

Om een veiligere werkplek te garanderen, kunt u overwegen een software oplossingen voor technisch informatiebeheer te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. Software voor het beheren van de naleving van technische documentatie moet altijd het volgende omvatten:

Gecontroleerd platform

Gereguleerde industrieën vereisen gestructureerde documentatie om volledigheid te garanderen.

Veilige toegang

Een Document Management Systeem maakt gebruik van een centrale kluis voor documentatie die ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de meest recente versie van hun technische tekeningen en documentatie. De beste Document beheersystemen bieden bepaalde gebieden in de centrale kluis die een hogere beveiliging vereisen dan andere. Bovendien maakt op rollen gebaseerde beveiliging het mogelijk om toegangsrechten in te richten die fluctueren en verschuivingen per projecten en kunnen worden geconfigureerd om toegang tot eenmalige aanmelding toe te staan.

Flexibiliteit

Met een flexibel Engineering Document Management Systeem kunt u beginnen met het standaardiseren van de bouwstenen, zoals opzoeklijsten en verplichte velden. Geautomatiseerde revisiecontrole zorgt er ook voor dat projectwijzigingen revisie-updates ondergaan en vrijgegeven documenten tonen de nieuwste goedgekeurde versies.

Bewijs van controle

In elke faciliteit waar veldwijzigingen moeten worden gecontroleerd, is het wijzigen van technische documenten van cruciaal  belang. Een gecontroleerde manier om documenten voor bepaalde projecten te controleren en te bepalen wie bevoegdheden heeft om te wijzigen en goed te keuren, zijn noodzakelijke onderdelen van elk DMS-systeem.

Naast workflows op documenten moet DMS-software workflows op projecten mogelijk maken en projecten koppelen. Tijdens goedkeuringen kan een goed systeem ook watermerken en elektronische handtekeningen toepassen en stempels afdrukken om naleving van verschillende voorschriften te garanderen. Op deze manier is de gebruiker van deze documentatie er altijd zeker van dat ze goedgekeurde en actuele documentatie gebruiken. Door Document Management Software te gebruiken, kunnen gebruikers controle krijgen over wijzingen in technische gegevens, waardoor nauwkeurige beoordelings- en goedkeuringsstappen worden gegarandeerd voor effectieve wijziging controle en tegelijkertijd de veiligheid en naleving worden gegarandeerd.

Ondersteuning van audits.

Ongeplande downtime als gevolg van auditformaten of niet-naleving kan een negatieve invloed hebben op het bedrijf. Door gebruik te maken van een Engineering Document Management Systeem kunnen organisaties eenvoudig bijhouden wie wat heeft veranderd, wanneer het is gewijzigd en waarom.

Integraties en samenwerkingen

Gegevens uitwisseling met CAD-toepassingen omvat actief referentiebeheer en het uitwisselen van titelblokgegevens. De beste technische document software zorgt ervoor dat dit kan gebeuren, zelfs als de gebruiker CAD niet op de computer heeft geïnstalleerd. Deze gegevensuitwisseling kan meestal ook worden uitgebreid met andere interne systemen en grote bedrijfsonderhoudbeheersystemen, zoals Maximo, Ultimo, SAP etc.

5.0 Controle op uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

Voldoen aan OSHA-regelgeving 29 CFR 1910.119 “Process Safety Management of Highly Hazardous Chemicals” is voor veel organisaties een strijd. Bedrijven vereisen aanzienlijke inspanningen uit hun interne middelen die meestal schaars zijn en de controle op hun classificatie van gevaarlijke omgevingen (HAC) beïnvloeden. Bedrijven zijn ook verplicht om een vijfjarige beoordelingscyclus uit te voeren, waardoor het engineeringteam wordt belast en het vermogen om de fabriek te verbeteren wordt belemmerd. Met een flexibel softwaresysteem dat is ontworpen om uw documentatie zowel in schaal als kwaliteit te verbeteren, zal uw engineeringteam beter voorbereid en proactief zijn op naleving en beoordelingen.

Ontdek het EDMS-Systeem dat wordt vertrouwd door Engineeringteams over de hele wereld.

Meridian helpt meer dan 350.000 onderhouds-, operations- en engineeringprofessionals om hun assetdocumentatie up-to-date te houden. Ervoor zorgen dat gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn voor de juiste mensen, terwijl de productiviteit van het personeel wordt gemaximaliseerd en de veiligheid van het personeel wordt ondersteund.

Video – Leer meer over Meridian Engineering Document Management Software

Waar lopen asset owners tegenaan?

Als bedrijf wilt u zo efficiënt, veilig en economisch mogelijk werken, maar gedurende de dagelijkse werkzaamheden kunnen er ontzettend veel problemen ontstaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ongeplande shutdowns, reparaties, ongevallen, onvolledigheid betreft informatie, defecten aan apparatuur en meer. De impact die deze problemen kunnen veroorzaken kunnen immens groot zijn. Onderstaande punten geeft de impact van deze problematiek weer:

Meridian Document Management Software

Het doel van Meridian is om deze fouten en problematiek te voorkomen en dit niet in de weg te laten staan van de doelen van uw organisatie.

Meridian ontwikkelend software dat helpt bij het managen van documenten en informatie gedurende de gehele asset lifecycle. Dit helpt organisaties onder andere met het volgende:

Controle

Bedrijven zijn altijd in controle doordat het Document Management Systeem Single Point of Truth waarborgt. Belanghebbende zullen altijd werken met de meest recente versie van documenten, tekeningen of overige data.

Centraliseren

Gecentraliseerd werken vanuit één lijdend systeem, waarin data en kennis maar op één plek opgeslagen kunnen worden. Single Source of Truth zorgt voor structuur en betrouwbaarheid binnen de werkzaamheden en documentstromen.

Complaint

Meridian draagt zorg voor data integriteit en staat in het teken van het behouden en beschermen van de juistheid en consistentie van data. Data integriteit draagt bij aan het bewijs van controle bij audits.

Aligned

De Document Management Software maakt samenwerkingen tussen verschillende afdelingen mogelijk, inclusief het beheren van gelijktijdige engineering, externe aannemers en gegevensoverdrachten.

De software is ontwikkeld op jarenlange ervaring en gespecialiseerde kennis. Meridian is de perfecte oplossing voor een brede groep van asset owners. Onderstaande video laat meer zien over de voordelen van Meridian.

en