123ATEX en Vector Eyes bundelen krachten

123ATEX en Vector Eyes bundelen krachten om Asset Owners nog gerichter te bedienen.

Sinds enige tijd werken 123ATEX en Vector Eyes samen aan een aantal mooie projecten voor Asset Owners uit de industrie. Zichtbaar is geworden dat beide partijen een eigen expertisegebied hebben, maar een zeer waardevol verlengstuk kunnen vormen voor elkaars diensten.

De afgelopen periode heeft de samenwerking zich verder gevormd en is inzichtelijk geworden binnen welke projecten en mogelijk toekomstige opdrachten de handen nader ineengeslagen kunnen worden, om zodoende onze opdrachtgevers nog completer te kunnen bedienen. 

123ATEX

123ATEX ondersteund Vector Eyes bij alle specialistische kennis betreffende wet- en regelgeving omtrent explosieveiligheid en in het bijzonder bij het inzichtelijk maken van de benodigde en verplichte documentatie om als Asset Owner op ATEX- gebied compliant te zijn.

VECTOR EYES

Vector Eyes ondersteund 123ATEX op haar beurt bij het managen en up-to-date maken en houden van de technische documenten van de opdracht gevende Asset Owners. Denk hierbij bijvoorbeeld aan As-Built tekenwerk en het realiseren van een gestroomlijnde hand over van project documentatie.

Door het bundelen van onze krachten kunnen wij onze klanten breder en specifieker ondersteunen. Wij streven ernaar om deze samenwerking verder uit te breiden en meer Asset Owners binnen onze expertises te kunnen bedienen.

Ga voor meer informatie over 123ATEX naar de volgende website: 123 ATEX | explosion risk experts

Project Handover uitbesteden

Asset Owners hebben doorgaans vele soorten contractors die verschillende werkzaamheden voor hen verrichten. Iedere contractor dient na de afronding van een project alle projectdocumentatie op te leveren aan de Asset Owner. Echter heeft de Asset Owner in vele gevallen strikte richtlijnen betreffende het opleveren van projectdocumentatie. Het gereedmaken van deze projectdocumentatie conform de richtlijnen van de Asset Owner is voor vele contractors, waaronder Equans, tijdrovend en kan als lastig worden ervaren.

Vector Eyes ondersteund contractors, als bijvoorbeeld Equans, bij deze project handover en nemen deze overdracht en oplevering van documenten van de contractor uit handen.

Wij beheren de technische documenten van vele Asset Owners en hebben daardoor de kennis en expertise ontwikkeld rondom de richtlijnen en wensen vanuit de Asset Owners met betrekking tot de oplevering van de technische documenten. Dit maakt het mogelijk dat Vector Eyes zorg kan dragen voor een gestroomlijnde en efficiënte oplevering uit naam van de contractor.

Project handover uitbesteden

Wat doet Vector Eyes bij het uit handen nemen van de project handover van contractors:

Projecten portaal

Vector Eyes ondersteund in vele engineering projecten met de inrichting van een online projecten portaal, genaamd Meridian Portal. De Meridian Portal is een cloud gebaseerde tool om optimaal samen te kunnen werken aan engineering projecten. Deze online omgeving faciliteert de gecontroleerde uitwisseling van documentstromen tussen alle interne en externe belanghebbenden van een project.

Online reviewen, opmerkingen plaatsen en akkoord geven zorgt voor een snellere workflow binnen engineering projecten. Middels het gebruik van de Meridian Portal wordt alle projectdocumentatie gedurende het project op een juiste manier gefiled en wordt alle aanverwante metadata daarbij opgeslagen. De Meridian Portal draagt na afronding van het project zorg voor een efficiënte project handover richting de opdrachtgever.

Meer informatie?

Benieuwd of Vector Eyes kan ondersteunen met de handover van uw projectdocumentatie? Neem gerust contact met ons op en wij voorzien u graag van meer informatie.

Vector Eyes neemt deel aan Tour du ALS

Vector Eyes gaat met 7 man op 9 juni 2022 deelnemen aan Tour du ALS in Team Luijpers. Deze uitdaging betreft het beklimmen van de Mont Ventoux per fiets of lopend.

Reden voor deze deelname is dat wij afgelopen jaar werden opgeschrikt door het bericht dat onze vertrouwde zakenpartner Wim Luijpers van Eyeonim de diagnose ALS had gekregen. Deze impact moet voor het bedrijf en privé enorm geweest zijn.

Wij ontvingen verder het bericht dat Wim in juni 2022 de uitdaging aangaat om met de stichting Tour de ALS de Mont Ventoux te gaan beklimmen. Wij vinden dit een fantastisch en ontroerende uitdaging en zullen Wim (Team Luijpers) helpen om zo veel mogelijk geld op te halen en gaan als Vector Eyes met hem de uitdaging aan om de Mont Ventoux op te gaan per fiets en wandelend.

Steun daarom Team Luijpers en sponsor ons om deze vreselijke ziekte een halt toe te roepen.

Wij zouden het geweldig vinden als u Team Luijpers wilt sponsoren. U kunt direct doneren via de teampagina.

https://www.tourduals.nl/team/luijpers

Hartelijk dank voor uw donatie of het delen van dit bericht! 

Niets moet alles mag.

Industrie 4.0: Het belang van up-to-date data is nog nooit zo belangrijk geweest.

Industrie 4.0

De industrie heeft de afgelopen eeuwen met de opkomst van stoom, elektriciteit en digitalisering al flink wat revoluties ondergaan. Medio 2021 is de 4e industriële revolutie in volle gang en zullen de productieprocessen en fabrieken langzamerhand wederom een transformatie ondergaan. Industrie 4.0 heeft zijn intrede gemaakt en vertellen in deze blog meer over de toekomst, de impact en de veranderingen ten gevolgen van industrie 4.0.

Wat is industrie 4.0?

De laatste industriële revolutie kenmerkte zich door de veranderingen op het gebied van digitalisering. Computers en slimme communicatiemiddelen maakte haar intrede en zorgde voor grote veranderingen in het productieproces.

Industrie 4.0 is de overtreffende trap op digitalisering en zal de verandering naar ‘smart factories’ betekenen. Verbindingen en slimmere communicatie tussen verschillende machines en systemen moet richting geven aan deze slimme fabrieken, waardoor er sneller, efficiënter en geautomatiseerder gewerkt kan worden. De fysieke wereld zal in deze nieuwe manier van werken veel meer verweven raken met digitaal en systemen en machines zullen steeds meer met elkaar gaan communiceren.

Verbondenheid en communicatie

De combinatie en communicatie tussen verschillende systemen en technologieën is wat industrie 4.0 zo bijzonder maakt. Door het gebruik van Internet of Things (IoT), de Cloud en Artificial intelligence (AI) zal deze industrie 4.0 verder gaan dan de voorgaande veranderingen rondom digitalisering. Het gehele proces is erop gericht om computersystemen, robots en overige systemen met elkaar te laten communiceren en samen te laten werken. Op deze manier wordt het productieproces zo efficiënt mogelijk ingeregeld en kunnen processen steeds zelfstandiger functioneren.

Big Data en Artificial Intelligence (AI)

Big Data en AI zullen een grote rol gaan spelen in industrie 4.0. In de omgeving van industrie komt ontzettend veel data voor. Aan de hand van data kan er meer waarde gehaald worden uit bedrijfsprocessen en kunnen patronen ontdekt worden die kunnen bijdragen aan optimalisatie. In samenwerking met AI kunnen machines en systemen leren van opgedane ervaringen en kunnen zodoende getraind worden om bepaalde taken zelfstandig uit te voeren.

Industrie 4.0 en up-to-date data

Up-to-date data is nog nooit zo belangrijk geweest. Om machines met elkaar te laten communiceren en zodoende te laten samenwerken, is het van groot belang dat de data waar deze samenwerkingen op gebaseerd zijn, helemaal up-to-date is. Dit vergt een gestructureerde vorm van data management, een goed beheerde omgeving waar alle (meta) data, documenten, certificaten en (technische) tekeningen gestructureerd opgeslagen staan en waar alle data voor betrokkenen toegankelijk is.

Het gestructureerd beheren en up-to-date houden van data vergt discipline van een organisatie. Het traject naar een up-to-date en compliance organisatie kan een lange weg zijn, maar is in het belang van de organisatie. Vector Eyes ondersteund Asset Owners bij het traject van het beheren en up-to-date houden van data, technische tekeningen, documenten en certificaten.

Daarnaast denkt Vector Eyes graag met Asset Owners mee hoe bepaalde systemen met elkaar kunnen communiceren en hoe data zo efficiënt mogelijk ontsloten kan worden voor gebruikers. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen en verbinden van Plant Maintenance Systemen met Document Management Systemen.

Organisaties worden met de ontwikkelingen rondom industrie 4.0 steeds innovatiever en slimmer om bedrijfsprocessen te optimaliseren. De slogan van Vector Eyes komt ook in deze ontwikkeling goed tot zijn recht. Get more value out of your data!

Lees ook: Vector Eyes | Engineering Document Management Software – Vector Eyes

Engineering projecten efficiënter uitvoeren met Meridian Portal

Een cloudgebaseerd collaborationplatform voor engineeringprojecten

Er is een grote toename zichtbaar bij projecteigenaren die engineering en onderhoud werkzaamheden uitbesteden aan externe aannemers en leveranciers. Door het uitbesteden van al deze activiteiten is er een grote uitdaging ontstaan in hoe projecteigenaren kritieke asset gerelateerde informatie in engineering projecten kunnen managen en beheren.

Het uitbesteden van activiteiten veroorzaakt een verlegging van eigendom en verantwoordelijkheid, waardoor er ongecontroleerde engineeringgegevens kunnen ontstaan. Als gevolg hiervan loopt de integriteit van activagegevens gevaar en kunnen onnauwkeurige gegevens leiden tot verkeerde beslissingen. Deze onnauwkeurige en incomplete gegevens kunnen grote gevolgen hebben met betrekking tot de veiligheid, gezondheid, ongevallen of zelfs ongeplande stilstanden van werkzaamheden.

Projecteigenaren en aannemers hebben een centraal systeem nodig waarbij interne en externe gebruikers gedurende de gehele levenscyclus van een project een bijdrage kunnen leveren, projectonderdelen kunnen beoordelen en direct goedkeuring kunnen geven.

Meridian Portal

Meridian Portal is een syteem dat wereldwijde toegankelijkheid biedt aan interne en externe betrokkenen van een bepaald (engineering) project. De Portal biedt een gecentraliseerde bron van technische informatie voor uitgebreide projectteams, waardoor de productiviteit van het project of onderhoudsteam wordt verhoogd. Meridian Portal faciliteert de gecontroleerde uitwisseling van documenten tussen interne en externe betrokkenen, terwijl de gegevenskwaliteit wordt verbeterd door volledige project controle en document compliance te bieden.

Bovendien verlaagt Meridian Portal de totale kosten voor informatiebeheer, waardoor project eigenaren extra besparingen realiseren door verbeterde productiviteit en vermindering van de zoektijd naar juiste documentatie.

Een enkele bron van waarheid binnen projectdocumentatie

Het beheren van uw (technische) documentatie binnen één enkele bron van waarheid is een van de belangrijkste componenten van het efficiënt beheren van technische projecten. Meridian Portal verhoogt de efficiëntie door tijd te besparen op documentbeheer, projectmanagement en validatie van projectoplevering, terwijl doorlooptijden worden geëlimineerd als gevolgd van op papier of offline communicatieprocessen. Met een centrale gebruikersinterface kunnen zowel technische aannemers als project eigenaren gegevens bekijken, verifiëren en accepteren.

Versnel de uitvoering van technische en engineering projecten

Meridian Portal is een SaaS oplossing (Software as a Service), waarmee de prestaties van uw engineering projecten volledig in de cloud worden beheerd. Het gebruik van Meridian Portal verbetert de samenwerking, waardoor u zich kunt concentreren op het op tijd en binnen het budget opleveren van het project met de juiste gegevens die nodig zijn om uw faciliteit te exploiteren en te onderhouden.

Gebruikers kunnen online en offline werkpakketten uitwisselen, documenten beoordelen en goedkeuren. Door gebruik te maken van geautomatiseerde systemen, zoals Meridian Portal, kunnen gebruikers opleveringen en vervaldatums goed volgen om de controle over hun documentstroom tijdens het project te behouden en niks over het hoofd te zien.

Interne en externe belanghebbende blijven altijd op de hoogte

De automatische controle functionaliteit binnen Meridian Portal helpt organisaties efficiënter te werken en meer vertrouwen te hebben in hun datakwaliteit, omdat er niks verloren gaat of verkeerd uitgewisseld wordt. Automatische scans voor overeenkomende documenten, waarschuwingen voor ontbrekende of gewijzigde revisies en toevoegingen van nieuwe documenten helpen het overdrachtsproces van technische informatie te vergemakkelijken.

Definieer vooraf projectrollen met bijbehorende bevoegdheden

Meridian Portal stelt gebruikers in staat om vooraf gedefinieerde projectrollen met bijbehorende bevoegdheden in te stellen. Een aannemer zou geen projectconfiguratie moeten kunnen definiëren en document controllers moeten in staat zijn om alle documentstromen efficiënt te kunnen beheren.

Document uitwisselingproces in Meridian Portal

Stap 1: de project eigenaar zet het engineering project op met op rollen gebaseerde toegang voor interne en externe betrokkenen.
Stap 2: Alle gebruikers worden verbonden aan het project met strikte veiligheidsauthenticatie.
Stap 3: Aannemers krijgen toegang tot specifieke projecten.
Stap 4: Aannemer haalt werkopdracht op via Meridian Portal en voltooid taak.
Stap 5: Contractor uploadt de nieuwe en bijgewerkte documentlevering naar de portal.
Stap 6: Meridian Portal controleert automatisch op overeenkomende documenten, ontbrekende of gewijzigde revisies in CAD-documenten of nieuwe documenten.
Stap 7: De project eigenaar of document controller ontvangt een melding met daarin de link naar de nieuwe werkpakketten in Meridian Portal.
Stap 8: De documenten worden verzameld in beoordelingspakketten en gedeeld met de teams voor goedkeuring en overleg.
Stap 9: Reviewers beoordelen de PDF documenten en uploaden vervolgens de gereviseerde PDF documenten: de opmerkingen zullen automatisch worden samengevoegd.
Stap 10: De projectleider consolideert en rondt eventuele opmerkingen af.
Stap 11: De document controller stuurt de afgekeurde documenten met bijbehorende opmerkingen en vervolgacties terug naar de uitvoerder in een verzendpakket.
Stap 12: Goedgekeurde documenten worden vrijgegeven voor de master-data omgeving.

Lees ook: Vector Eyes | Engineering Document Management Software – Vector Eyes

5 besparingen door het archief te digitaliseren!

Van analoog naar digitaal

Vele bedrijven zijn nog altijd in het bezit van een analoog archief. Het digitaal beschikbaar stellen van deze analoge documenten, (technische) tekeningen en certificaten kan voor een hoop besparingen zorgen. Daarnaast kan het digitaliseren een groot risico beperken. Benieuwd naar welke vijf besparingen een organisatie kan realiseren door een analoog archief digitaal te maken? Lees dan snel veder!

01: Risico beperkend

Het afhankelijk zijn van analoge documenten, tekeningen en certificaten kan best gevaarlijk zijn. Zeker in het geval van bijvoorbeeld brand of waterschade kan het hebben van een analoog archief veel risico met zich meebrengen. Hierdoor kan een volledig archief verloren gaan en valt alle belangrijke data niet langer meer te raadplegen. Door een archief digitaal beschikbaar te stellen, wordt dit risico beperkt en is de documentatie altijd digitaal aanwezig, veilig opgeslagen en blijft bestaande en belangrijke data altijd bestaan.

02: Tijd

Het zoeken naar de juiste documenten, tekeningen en certificaten in een analoog archief kan ontzettend veel kostbare tijd in beslag nemen. Het doorzoeken van allerlei mappen en ordners kost iedere medewerker gemiddeld minimaal 3 uur per week. Deze kostbare tijd kan gemakkelijk gereduceerd worden door het analoge archief te digitaliseren. Op deze manier is alle documentatie digitaal beschikbaar en kan er gemakkelijk, snel en gestructureerd gezocht worden naar de benodigde documenten. En dat allemaal vanachter het bureau of thuiswerkplek van de medewerkers.

03: Geld

Het digitaliseren van het analoge archief heeft ten gevolgen dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan het zoeken naar de juiste en meest recente documenten. De dagelijkse tijdwinst die hiermee wordt behaald bespaard een hoop geld. Daarnaast neemt een analoog archief (veel) ruimte in beslag, waar in sommige gevallen een ruimte voor gehuurd wordt. Het neemt uiteraard niet weg dat het digitaal beschikbaar stellen van het archief een investering vereist, maar de tijdwinst die ermee zal worden behaald is een hoop waard.

04: Efficiëntie

Werknemers zullen met het gebruik van een analoog archief altijd moeten afreizen naar het archief om bepaalde documenten te kunnen inzien. Daarnaast zullen medewerkers lastig bepaalde documenten kunnen delen met andere betrokkenen, omdat er maar één fysiek document aanwezig is. Een digitaal archief is daarentegen vanaf iedere werkplek toegankelijk, documenten kunnen snel en gemakkelijk gedeeld worden en daarnaast maakt digitaal archief makkelijk doorzoekbaar, waardoor er veel tijd bespaard wordt binnen het zoekproces.

05: Ruimte

Een analoog archief neemt door alle ordners, dossiers, dozen en kasten veel ruimte in beslag. In veel gevallen kan een dergelijke ruimte veel beter besteed worden, waaronder bijvoorbeeld aan werkplekken voor medewerkers. Door alle documenten te digitaliseren en het analoge archief te vernietigen, wordt er veel ruimte ter beschikking gesteld en wordt er bespaard op eventuele huur.

Vele bedrijven kunnen de overgang van een analoog naar een digitaal archief best lastig vinden, maar toch is de risico beperkende factor en alle besparingen die het op lange termijn met zich meebrengt van grote meerwaarde. Snel, makkelijk en gestructureerd documentatie kunnen raadplegen en risico’s vermijden is een waardevolle uitkomst van digitalisering.

Lees ook: Vector Eyes | Scan- en conversieservice – Vector Eyes

2021 Document Management Trends

En hoe Meridian EDMS daarbij kan helpen…

Toptrends in de maakindustrie voor 2021 en daarna

In de lange nasleep van de COVID-19 pandemie blijven organisaties in asset-industrieën de kortetermijnoplossing evalueren die is samengesteld om de lockdown door te komen, terwijl ze werken aan het opzetten van langetermijnstrategieën. In deze context zijn bepaalde dingen een gegeven, zoals het feit dat een digitale transformatie noodzakelijk is en dat technologische wendbaarheid belangrijker is dan ooit.

Kijkend naar bovenstaand feit betreft de technologische wendbaarheid, zijn er nog steeds vele vragen omtrent welke langdurige verschuivingen in activiteiten echt aan zullen blijven en in welke filosofie bedrijven hun energie moeten gaan stoppen.

Toptrends in de maakindustrie voor 2021 en daarna

De belangrijkste trends kunnen opgesplitst worden in drie pijlers, namelijk arbeidskrachten, industrie en document management.

Trends om in de gaten te houden betreft productiepersoneel

Er zijn een aantal trends die al enkele jaren in de maakindustrie zichtbaar zijn. Ten eerste is er een groeiende vaardigheidskloof ten gevolgen van de vergrijzing. Er zullen meer werknemers zijn die de pensioengerechtigde leeftijd bereiken ten opzichte van nieuwe werknemers, waardoor er een vaardigheidskloof ontstaat. Organisaties kunnen dit probleem aanpakken door:

Hier is het belangrijk om te benadrukken dat technologie de komende jaren het productiepersoneel niet zal vervangen. In plaats daarvan zullen beroepen verschuiven naarmate technologie gemakkelijk geautomatiseerde taken overneemt, terwijl werknemers meer geavanceerde, bekwame rollen aannemen.

Trends in de maakindustrie

Als we breder kijken naar de productie- en vermogensbeheersector, verwacht u een grotere focus op:

Document Management trends

Met mobiele activiteiten, Cloud technologie, AI en een digitale transformatie hebben productieorganisaties tegenwoordig meer gegevens en data dan ooit tevoren. Degenen die profiteren van deze gegevens en deze gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen en inkomsten te genereren, zullen hier veel baat bij hebben en vooruitstrevend en toekomstgericht te werk kunnen gaan.

Dit vraagt om:

Het juiste Engineering Document Management systeem kan helpen

Een Engineering Document Management systeem (EDMS) zoals Meridian kan uw organisatie helpen op schema te blijven met deze trends en best practices. Meer specifiek, door één enkele bron van waarheid te bieden voor technische documenten, gelijktijdige engineering te vergemakkelijken, SaaS-implementatie opties aan te bieden en gemakkelijke toegang tot documenten op mobiele apparaten mogelijk te maken.

Meridian kan het volgende faciliteren:

Engineering Document Management Software: Alles wat u moet weten!

Het steeds veranderende landschap omtrent de mogelijkheden van informatiebeheer maakt het moeilijk om inzichtelijk te maken welk document beheersysteem voldoet aan uw behoefte.

Maar waar begin je? In deze gids helpen wij u op weg om een keuze te maken voor een perfecte invulling van uw behoefte binnen het document management beheersysteem.

Wat kan een Engineering Document Management Systeem voor u betekenen:

  1. Efficiëntie behalen in engineeringprojecten.
  2. Centraliseer bedrijf kritische technische informatie.
  3. Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van de installatie te garanderen.
  4. Neem controle over de naleving van de regelgeving.
  5. Controle over uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

1.0 Efficiëntie behalen in engineeringprojecten

Neem snellere, nauwkeurige en efficiënte beslissingen

Bij het gebruik van een geautomatiseerd Document Management Systeem hoeven interne en externe belanghebbende niet langer eindeloze hoeveelheden documenten, tekeningen, certificaten en overige gegevens te sorteren en zoeken. In plaats daarvan kunnen ze een efficiënte en gecontroleerde uitwisselen van technische documenten vergemakkelijken. Organisaties kunnen deliverables en vervaldatums correct bijhouden om de controle over hun documentstroom gedurende het project te behouden.

Automatiseer het distributieproces

Organisaties kunnen de werklast van document controllers verminderen met een Document Management Systeem, waardoor de efficiëntie toeneemt en een goede kwaliteit van gegevens wordt gegarandeerd. Bovendien wordt het beoordelingsproces aanzienlijk verbeterd met deze functies:

Lees ook: Vector Eyes | De voordelen van Meridian voor engineering, onderhoud en projectteams – Vector Eyes

02 Centraliseer bedrijf kritische technische informatie

Door documenten, technische tekeningen en certificaten vanaf een gecentraliseerde locatie te beheren, kunnen organisaties:

Beheer van documentversie:

Volgens de IDC verspilt een organisatie die rijk is aan assets en meer dan duizend werknemers heeft tussen de 2,5 en 3,5 miljoen dollar per jaar aan het zoeken naar niet bestaande informatie, het niet vinden van bestaande informatie of het opnieuw maken van informatie die kan worden gevonden.  Deze problemen komen meestal voort uit het onvermogen van een organisatie om technische informatie gestructureerd te beheren en te managen met via een software systeem voor document beheer. Zonder een dergelijke DMS zullen gebruikers meerdere, verouderde en onvolledige versies van een document in de hele organisatie vinden, wat extreem duur kan uitpakken in de termen van tijd, geld en veiligheid, omdat gebruikers mogelijk met verouderde en incomplete informatie werkt.

In het ergste geval kunnen onnauwkeurige versies van technische informatie leiden tot boetes voor het niet naleven van de industrievoorschriften en tot ongevallen. De beste document management systemen houden alle versies van technische documenten toegankelijk, bevatten indicatoren, waarborgen mogelijke ongelukken en zorgen ervoor dat workflows soepel blijven verlopen.

3.0 Breek informatiesilo’s af om de veiligheid van installaties te garanderen

Een gebrek aan nauwkeurige technische informatie kan ertoe leiden dat bedrijfs- en onderhoudspersoneel het risico loopt gewond te raken. Het gevaar zit hem in het feit dat er meerdere verouderde versies van documenten zijn opgeslagen op verschillende plaatsen en het ontbreken van een snelle, veilige manier om toegang te krijgen tot de juiste documentatie. Dergelijke situaties kunnen de algehele veiligheid van werknemers ter plaatse beïnvloeden en de productiviteit van personeel verlagen. De soorten problemen die kunnen voortvloeien uit de onnauwkeurige technische documentatie zijn onder andere:

Kies de juiste Engineering Document Management Software

Om een veilige, efficiënte en effectieve werkplek te garanderen kunt u overwegen een Engineering Document Management Software systeem te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. De beste software voor het beheer van technische informatie biedt de mogelijkheid om:

Verouderde en onnauwkeurige technische documentatie

In de meeste gevallen moeten engineers vooraf voorspellen welke documenten en tekeningen er ter plaatse nodig zijn en moeten vooraf aan het locatiebezoek alle gegevens afdrukken. Tijdens dit proces is er in het algemeen geen enkele bron van waarheid, waardoor engineers vaak moeten raden en hopen dat alle informatie die ze ter plaatste hebben nauwkeurig en up-to-date is. Dit proces kan kostbare tijd verspillen, vooral als de informatie onjuist blijkt te zijn en hen niet in staat stelt om het werk naar behoren uit te voeren.

Problemen met het geven van feedback ter plaatse

Als een onderhoudsmonteurs papieren kopieën van tekeningen en technische documentatie mee neemt naar locatie, moet de feedback worden aangebracht op deze analoge documentatie en vervolgens moet alles bij aankomst op kantoor worden opgeslagen op een online opslagplaats. Zonder Document Management Systeem kan dit proces veel tijd in beslag nemen en zijn interne en externe partijen voor de voortgang van het project afhankelijk van wanneer de engineer deze bestanden beschikbaar stelt.

Met een goed Engineering Document Management Software Systeem kunnen verschillende afdelingen worden toegevoegd aan het project, waardoor opmerkingen, aanpassingen of toevoegen online worden ingevoerd en betrokkenen direct op de hoogte zijn van aanpassingen.

Lees ook: Vector Eyes | Video – Leer meer over Meridian Engineering Document Management Software – Vector Eyes

4.0 Neem controle op de naleving van regelgeving

Het is van cruciaal belang voor organisaties om gedurende de gehele levenscyclus van assets een volledig auditspoor voor technische documentatie te onderhouden. Hoewel organisaties begrijpen dat het naleven van industrienormen voor asset-informatie belangrijk en vereist is, kan het proces tijdrovend en duur blijken te zijn. Veel voorkomende problemen zijn:

Compliance-functies binnen het Document Management systeem:

Om een veiligere werkplek te garanderen, kunt u overwegen een software oplossingen voor technisch informatiebeheer te implementeren die ervoor zorgt dat werknemers altijd over de meest actuele informatie beschikken. Software voor het beheren van de naleving van technische documentatie moet altijd het volgende omvatten:

Gecontroleerd platform

Gereguleerde industrieën vereisen gestructureerde documentatie om volledigheid te garanderen.

Veilige toegang

Een Document Management Systeem maakt gebruik van een centrale kluis voor documentatie die ervoor zorgt dat iedereen toegang heeft tot de meest recente versie van hun technische tekeningen en documentatie. De beste Document beheersystemen bieden bepaalde gebieden in de centrale kluis die een hogere beveiliging vereisen dan andere. Bovendien maakt op rollen gebaseerde beveiliging het mogelijk om toegangsrechten in te richten die fluctueren en verschuivingen per projecten en kunnen worden geconfigureerd om toegang tot eenmalige aanmelding toe te staan.

Flexibiliteit

Met een flexibel Engineering Document Management Systeem kunt u beginnen met het standaardiseren van de bouwstenen, zoals opzoeklijsten en verplichte velden. Geautomatiseerde revisiecontrole zorgt er ook voor dat projectwijzigingen revisie-updates ondergaan en vrijgegeven documenten tonen de nieuwste goedgekeurde versies.

Bewijs van controle

In elke faciliteit waar veldwijzigingen moeten worden gecontroleerd, is het wijzigen van technische documenten van cruciaal  belang. Een gecontroleerde manier om documenten voor bepaalde projecten te controleren en te bepalen wie bevoegdheden heeft om te wijzigen en goed te keuren, zijn noodzakelijke onderdelen van elk DMS-systeem.

Naast workflows op documenten moet DMS-software workflows op projecten mogelijk maken en projecten koppelen. Tijdens goedkeuringen kan een goed systeem ook watermerken en elektronische handtekeningen toepassen en stempels afdrukken om naleving van verschillende voorschriften te garanderen. Op deze manier is de gebruiker van deze documentatie er altijd zeker van dat ze goedgekeurde en actuele documentatie gebruiken. Door Document Management Software te gebruiken, kunnen gebruikers controle krijgen over wijzingen in technische gegevens, waardoor nauwkeurige beoordelings- en goedkeuringsstappen worden gegarandeerd voor effectieve wijziging controle en tegelijkertijd de veiligheid en naleving worden gegarandeerd.

Ondersteuning van audits.

Ongeplande downtime als gevolg van auditformaten of niet-naleving kan een negatieve invloed hebben op het bedrijf. Door gebruik te maken van een Engineering Document Management Systeem kunnen organisaties eenvoudig bijhouden wie wat heeft veranderd, wanneer het is gewijzigd en waarom.

Integraties en samenwerkingen

Gegevens uitwisseling met CAD-toepassingen omvat actief referentiebeheer en het uitwisselen van titelblokgegevens. De beste technische document software zorgt ervoor dat dit kan gebeuren, zelfs als de gebruiker CAD niet op de computer heeft geïnstalleerd. Deze gegevensuitwisseling kan meestal ook worden uitgebreid met andere interne systemen en grote bedrijfsonderhoudbeheersystemen, zoals Maximo, Ultimo, SAP etc.

5.0 Controle op uw classificatie van gevaarlijke omgevingen

Voldoen aan OSHA-regelgeving 29 CFR 1910.119 “Process Safety Management of Highly Hazardous Chemicals” is voor veel organisaties een strijd. Bedrijven vereisen aanzienlijke inspanningen uit hun interne middelen die meestal schaars zijn en de controle op hun classificatie van gevaarlijke omgevingen (HAC) beïnvloeden. Bedrijven zijn ook verplicht om een vijfjarige beoordelingscyclus uit te voeren, waardoor het engineeringteam wordt belast en het vermogen om de fabriek te verbeteren wordt belemmerd. Met een flexibel softwaresysteem dat is ontworpen om uw documentatie zowel in schaal als kwaliteit te verbeteren, zal uw engineeringteam beter voorbereid en proactief zijn op naleving en beoordelingen.

Ontdek het EDMS-Systeem dat wordt vertrouwd door Engineeringteams over de hele wereld.

Meridian helpt meer dan 350.000 onderhouds-, operations- en engineeringprofessionals om hun assetdocumentatie up-to-date te houden. Ervoor zorgen dat gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn voor de juiste mensen, terwijl de productiviteit van het personeel wordt gemaximaliseerd en de veiligheid van het personeel wordt ondersteund.

Video – Leer meer over Meridian Engineering Document Management Software

Waar lopen asset owners tegenaan?

Als bedrijf wilt u zo efficiënt, veilig en economisch mogelijk werken, maar gedurende de dagelijkse werkzaamheden kunnen er ontzettend veel problemen ontstaan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ongeplande shutdowns, reparaties, ongevallen, onvolledigheid betreft informatie, defecten aan apparatuur en meer. De impact die deze problemen kunnen veroorzaken kunnen immens groot zijn. Onderstaande punten geeft de impact van deze problematiek weer:

Meridian Document Management Software

Het doel van Meridian is om deze fouten en problematiek te voorkomen en dit niet in de weg te laten staan van de doelen van uw organisatie.

Meridian ontwikkelend software dat helpt bij het managen van documenten en informatie gedurende de gehele asset lifecycle. Dit helpt organisaties onder andere met het volgende:

Controle

Bedrijven zijn altijd in controle doordat het Document Management Systeem Single Point of Truth waarborgt. Belanghebbende zullen altijd werken met de meest recente versie van documenten, tekeningen of overige data.

Centraliseren

Gecentraliseerd werken vanuit één lijdend systeem, waarin data en kennis maar op één plek opgeslagen kunnen worden. Single Source of Truth zorgt voor structuur en betrouwbaarheid binnen de werkzaamheden en documentstromen.

Complaint

Meridian draagt zorg voor data integriteit en staat in het teken van het behouden en beschermen van de juistheid en consistentie van data. Data integriteit draagt bij aan het bewijs van controle bij audits.

Aligned

De Document Management Software maakt samenwerkingen tussen verschillende afdelingen mogelijk, inclusief het beheren van gelijktijdige engineering, externe aannemers en gegevensoverdrachten.

De software is ontwikkeld op jarenlange ervaring en gespecialiseerde kennis. Meridian is de perfecte oplossing voor een brede groep van asset owners. Onderstaande video laat meer zien over de voordelen van Meridian.

De onschatbare waarde van metadata in Document Management

De onschatbare waarde van metadata in Document Management

Geef documenten de context die nodig is om data goed te kunnen doorzoeken, beheren en te kunnen integreren. Benut de waarde van bestaande data en zet deze doelgericht in om daarmee de bestaande werkwijze omtrent Document Management te optimaliseren.

Oneindige zoektocht naar de juiste documenten

Engineers, onderhoudsteams en projectleiders zijn vaak veel kostbare tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste en meest recente data, documenten of tekeningen voor een bepaalde opdracht of project. Deze dagelijkse zoektocht, door het ontbreken aan een gedegen structuur, is vaak een frustrerende factor voor werknemers, zorgt voor veel inefficiëntie binnen de werkzaamheden en is onbetrouwbaar.

Data van onschatbare waarde

Veel organisaties die rijk zijn aan assets genereren en verzamelen dagelijks ontzettend veel data en informatie die van belang zijn binnen de levenscyclus van zo’n dergelijke asset. Neem bijvoorbeeld een technische tekening. Hier is ontzettend veel data in te vinden, bijvoorbeeld in de vorm van tagnummers, titels, revisies, onderhoeken, definities, tags en andere belangrijke data. Deze gegevens vertegenwoordigen veel waarde, maar worden niet altijd op de juiste manier gebruikt om deze waarde te benutten. Dat is zonde!

Organisaties willen steeds meer data gedreven te werk gaan, maar weten niet altijd goed hoe deze verzameling aan data ingezet kan worden om bedrijfsprocessen makkelijker te laten verlopen. Vector Eyes ondersteunt bedrijven bij deze vraagstelling en zet metadata in om het bedrijfsproces omtrent het gerichter en gestructureerder vindbaar maken van documenten, tekeningen en certificaten makkelijker te maken.

Metadata zorgt voor de juiste context aan documenten

Vector Eyes geeft documenten en tekeningen de context die nodig is om data goed te kunnen doorzoeken, beheren en volgens te kunnen integreren binnen bijvoorbeeld een Document Management of onderhoud systeem. Uit alle tekeningen en documenten wordt bestaande data verzameld, gecategoriseerd, onderling aan elkaar gekoppeld en uiteindelijk ook gekoppeld aan bestaande assets. Doordat alle tekeningen en documenten middels metadata aan elkaar en aan de assets zijn gekoppeld, wordt het voor organisaties makkelijker om efficiënt en doelgericht te kunnen zoeken en vinden.

Daarnaast worden de tekeningen en documenten doorzoekbaar gemaakt, waardoor organisaties gemakkelijk binnen een mappenstructuur, onderhoudssysteem of DMS systeem kunnen zoeken naar de benodigde documenten, tekeningen en certificaten.

Integreer metadata met onderhoud- en document management systemen

De verzamelde metadata wordt door Vector Eyes gebruiksklaar gemaakt, zodat het geïntegreerd kan worden binnen een mappenstructuur, onderhoudssysteem of Document Management Systeem. Door de integratie binnen de bestaande systemen, worden de bestaande bedrijfsprocessen geoptimaliseerd, kan er efficiënt gezocht worden en draagt het bij aan de betrouwbaarheid van werkzaamheden.

en