Van analoog naar digitaal

Vele bedrijven zijn nog altijd in het bezit van een analoog archief. Het digitaal beschikbaar stellen van deze analoge documenten, (technische) tekeningen en certificaten kan voor een hoop besparingen zorgen. Daarnaast kan het digitaliseren een groot risico beperken. Benieuwd naar welke vijf besparingen een organisatie kan realiseren door een analoog archief digitaal te maken? Lees dan snel veder!

01: Risico beperkend

Het afhankelijk zijn van analoge documenten, tekeningen en certificaten kan best gevaarlijk zijn. Zeker in het geval van bijvoorbeeld brand of waterschade kan het hebben van een analoog archief veel risico met zich meebrengen. Hierdoor kan een volledig archief verloren gaan en valt alle belangrijke data niet langer meer te raadplegen. Door een archief digitaal beschikbaar te stellen, wordt dit risico beperkt en is de documentatie altijd digitaal aanwezig, veilig opgeslagen en blijft bestaande en belangrijke data altijd bestaan.

02: Tijd

Het zoeken naar de juiste documenten, tekeningen en certificaten in een analoog archief kan ontzettend veel kostbare tijd in beslag nemen. Het doorzoeken van allerlei mappen en ordners kost iedere medewerker gemiddeld minimaal 3 uur per week. Deze kostbare tijd kan gemakkelijk gereduceerd worden door het analoge archief te digitaliseren. Op deze manier is alle documentatie digitaal beschikbaar en kan er gemakkelijk, snel en gestructureerd gezocht worden naar de benodigde documenten. En dat allemaal vanachter het bureau of thuiswerkplek van de medewerkers.

03: Geld

Het digitaliseren van het analoge archief heeft ten gevolgen dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan het zoeken naar de juiste en meest recente documenten. De dagelijkse tijdwinst die hiermee wordt behaald bespaard een hoop geld. Daarnaast neemt een analoog archief (veel) ruimte in beslag, waar in sommige gevallen een ruimte voor gehuurd wordt. Het neemt uiteraard niet weg dat het digitaal beschikbaar stellen van het archief een investering vereist, maar de tijdwinst die ermee zal worden behaald is een hoop waard.

04: Efficiëntie

Werknemers zullen met het gebruik van een analoog archief altijd moeten afreizen naar het archief om bepaalde documenten te kunnen inzien. Daarnaast zullen medewerkers lastig bepaalde documenten kunnen delen met andere betrokkenen, omdat er maar één fysiek document aanwezig is. Een digitaal archief is daarentegen vanaf iedere werkplek toegankelijk, documenten kunnen snel en gemakkelijk gedeeld worden en daarnaast maakt digitaal archief makkelijk doorzoekbaar, waardoor er veel tijd bespaard wordt binnen het zoekproces.

05: Ruimte

Een analoog archief neemt door alle ordners, dossiers, dozen en kasten veel ruimte in beslag. In veel gevallen kan een dergelijke ruimte veel beter besteed worden, waaronder bijvoorbeeld aan werkplekken voor medewerkers. Door alle documenten te digitaliseren en het analoge archief te vernietigen, wordt er veel ruimte ter beschikking gesteld en wordt er bespaard op eventuele huur.

Vele bedrijven kunnen de overgang van een analoog naar een digitaal archief best lastig vinden, maar toch is de risico beperkende factor en alle besparingen die het op lange termijn met zich meebrengt van grote meerwaarde. Snel, makkelijk en gestructureerd documentatie kunnen raadplegen en risico’s vermijden is een waardevolle uitkomst van digitalisering.

Lees ook: Vector Eyes | Scan- en conversieservice – Vector Eyes